L’embauche d’un salarié représente un moment clé pour toute entreprise. Elle exige une préparation préalable afin d’assurer une intégration fluide, conforme à la législation en vigueur, et favoriser l’établissement d’une bonne relation de travail dès les premiers instants. En adoptant une démarche structurée et réfléchie, les entreprises peuvent optimiser leur processus de recrutement, minimiser les risques et poser les bases d’une collaboration pérenne et réussie. Découvrez dans cet article les 3 étapes clés d’une embauche.
Avant l'arrivée : les démarches administratives
Avant d’embaucher un salarié, il est essentiel de s’assurer que le recrutement répond aux besoins de l’entreprise, en choisissant le type de contrat et le profil adapté. Une fois cette étape déterminée, plusieurs formalités administratives doivent être accomplies avant l’entrée en fonction :
- Mise en place du registre unique du personnel.
- Affiliation à la mutuelle d’entreprise obligatoire.
- Collecte des documents essentiels du salarié : RIB, pièce d’identité, carte vitale ou attestation d’affiliation, titre de séjour valide pour les étrangers, casier judiciaire vierge, etc.
- Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) via l’URSSAF (au plus tard 8 jours avant l’embauche).
Pour remplir la DPAE, consultez le lien :
https://www.due.urssaf.fr/declarant/formulaireDueLibre.jsf
A noter : ne pas réaliser la DPAE expose l’employeur à une amende et à une requalification en travail dissimulé, avec des conséquences financières et pénales importantes.
Rédaction du contrat : une étape indispensable
La rédaction du contrat est une étape clé pour sécuriser la relation de travail.
- Pour un CDI temps plein, le contrat écrit n’est pas obligatoire (sauf si la convention collective l’impose). C’est fortement recommandé pour éviter tout litige. Quant aux autres types de contrats, l’employeur doit obligatoire les établir à l’écrit.
- Pour les CDD, le motif de recours doit obligatoirement figurer dans le contrat.
- Le contrat peut inclure une période d’essai, ce n’est pas obligatoire.
- Régime juridique du contrat
- Date d’embauche et durée du contrat
- Convention collective
- Rémunération
- Période d’essai (si prévue)
- Temps de travail
- Classification
- Attributions (missions)
- Lieu de travail
- Clause éventuelles (exclusivité, non-concurrence, etc.)
Après l'embauche d'un salarié : les documents et informations à remettre
A son arrivée, le salarié reçoit plusieurs documents et accomplies certaines démarches :
- Contrat de travail et copie de la DPAE (ou mention dans le contrat de travail de l’organisme concerné : URSSAF ou MSA)
- Document unique d’évaluation des risques (DUER) qui recense les dangers et mesures de prévention dans l’entreprise.
- Visite d’information et de prévention (dans les 3 mois suivant l’embauche, ou avant si le poste présente des risques particuliers).
L’employeur doit procéder à l’affichage obligatoire dans l’entreprise des consignes de sécurité, coordonnées de l’inspection du travail, règlement intérieur (si applicable), dispositions contre le harcèlement, etc.
En résumé :
Recruter un salarié ne se résume pas à la signature d’un contrat : c’est une démarche en plusieurs étapes qui engage l’employeur sur le plan légal, administratif et organisationnel. En respectant ces obligations, l’entreprise sécurise sa relation de travail et met toutes les chances de son côté pour une collaboration réussie.
Pour en savoir plus sur les formalités d’un recrutement consultez le site officiel d’information administrative pour les entreprises : Recrutement | Entreprendre.Service-Public.fr
